ILGMS minor function mapping : Problems, Solutions and Detailing
ഐ.എല്.ജി.എം.എസ്. മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് - പ്രശ്നങ്ങള്, പരിഹാരങ്ങള്, വിശദാംശങ്ങള്
http://panchayathhelpdesk.blogspot.com/2022/03/ilgms-local-settings-format.html
ILGMS Local Settings format
''സൈറ്റിന്റെ പ്രശ്നങ്ങള് നമ്മളെ നോവിക്കാതെ, നമ്മുടെ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് സൈറ്റിനെ ബാധിക്കാതെ
എങ്ങനെ മാപ്പിംഗ് പ്ലാനിംഗ് പൂര്ത്തീകരിക്കാം.''
കഴിഞ്ഞ ദിവസങ്ങളില് നമ്മള് പരസ്പരം ഏറ്റവും അധികം തവണ ചോദിക്കുകയും ഉത്തരം നല്കുകയും ചെയ്ത ഏതാനും ചോദ്യങ്ങളും അവയുടെ വിശദീകരണവുമാണ് ചുവടെ ചേര്ക്കുന്നത്
1. എന്താണ് മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള്
2. എന്താണ് സീറ്റും റോളും
3. എന്താണ് വര്ക്ക് ഫ്ലോ
4. എന്തിനാണ് സീറ്റ് - റോള് - മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ്
5. ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സ് ഐകെഎമ്മിന് നടത്തിക്കൂടേ. ഓരോ പഞ്ചായത്തും ഇതിനായി കഷ്ടപ്പെടേണ്ടതുണ്ടോ.
6. എങ്ങനെയാണ് മാപ്പിംഗ് നടത്തുക
7. എത്ര മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് മാപ്പിംഗ് നടത്തണം
8.കെട്ടിടനമ്പറിംഗിനായുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥനായി തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് ഓവര്സിയറെയാണോ വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്കിനെയാണോ
9. എന്തുകൊണ്ട് സൈറ്റ് ഇങ്ങനെ ഹാംഗ് ആകുന്നു.
10. സൈറ്റ് ബിസി ആയ അവസ്ഥ എങ്ങനെ മറികടക്കാം
11. എന്തിന് ILGMS Local Settings format എക്സല് ടൂള് ഉപയോഗിക്കണം
12. എങ്ങനെ ജോലി ഫലപ്രദമായി വിഭജിച്ചുനല്കാം
13. ലൈസന്സ് ഓപ്പറേറ്ററായ ക്ലാര്ക്കിനെ അന്വേഷണച്ചുമതല ഏല്പ്പിക്കാന് കഴിയില്ലേ ?
14. വസ്തുനികുതി ക്ലാര്ക്കിന് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്കുമ്പോള് തിരക്കുള്ള ലോഗിനിലേക്ക് കൂടുതല് ഫയലുകള് വരുന്നതുമൂലം നടപടികള് തടസ്സപ്പെടില്ലേ.
ILGMS സോഫ്റ്റ്വെയറിന്റെ പ്രാരംഭഘട്ടത്തില് മാത്രമല്ല, ഉപയോഗിക്കുമ്പോഴും ഈ കാര്യങ്ങളില് വ്യക്തത അനിവാര്യമാണെന്നതിനാല് മാപ്പിംഗ് പൂര്ത്തീകരിച്ചവരും പാതിവഴിയില് നില്ക്കുന്നവരും ഇനി ആരംഭിക്കാനിരിക്കുന്നവരും ഈ കുറിപ്പ് പൂര്ണ്ണമായും വായിക്കുന്നത് നല്ലതായിരിക്കും.
1. എന്താണ് മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള്
Function Based ആയി പ്രവര്ത്തിക്കുമ്പോഴാണ് ഏതൊരു സ്ഥാപനത്തിന്റെയും ഉദ്ദേശ്യലക്ഷ്യം സാക്ഷാല്ക്കരിക്കപ്പെടുന്നത്. പക്ഷേ, പഞ്ചായത്ത് ജീവനക്കാര് പലപ്പോഴും അവഗണിക്കുന്ന വിഷയമാണ് ഫംഗ്ഷന് എന്നത്. നമ്മെ ഏല്പ്പിച്ചുകൊണ്ടേയിരിക്കുന്ന ജോലികള് തത്രപ്പെട്ട് പൂര്ത്തീകരിക്കാനുള്ള ശ്രമമല്ലാതെ ഇത് ഞാന് ചെയ്യേണ്ടതാണോ, ചെയ്യാന് പാടുള്ളതാണോ എന്നൊരു ചോദ്യം ഒരിക്കലും ഉണ്ടാകാറില്ല. അനിവാര്യ ചുമതലകള്, പൊതുവായ ചുമതലകള്, വിഷയമേഖലാടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള ചുമതലകള് എന്നിങ്ങനെ നമ്മുടെ ചുമതലകള് വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുള്ളത് നമുക്കറിയാമല്ലോ. ഇങ്ങനെ നമ്മെ ഏല്പ്പിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകളുടെ ചെറുഘടകങ്ങളാണ് മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള്.
പഞ്ചായത്തു ജീവനക്കാരില്നിന്നു തെരഞ്ഞെടുക്കപ്പെട്ട അമ്പതോളം ഉദ്യോഗസ്ഥരടങ്ങിയ ഗ്ലോബല് മാസ്റ്റര് ടീമിന്റെ നേതൃത്വത്തില് നമ്മുടെ ചുമതലകളെ 47 മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി തിരിച്ചിട്ടുണ്ട്.
1. Agriculture
2. Animal Husbandary and Diary Farming
3. Asset Management
4. Building Regulation (Allied Activities)
5. Building Regulation(Permit after regularisation)
6. Building Regulation (Permit)
7. Building Regulation (Regularisation))
8. Campaigns and Awareness
9. Co Operation
10. Civil Registrations
11. Democratic Governance
12. Disaster Management
13. Decentralized Planning
14. Environment and Bio Diversity
15. Education
16. Electricity and Energy
17. Finance Management
18. Fishing
19. General Administration
20. Good Governance
21. Human Development
22. Human Resource Management
23. Housing
24. Legal services and Litigations
25. Minor Irrigation
26. Management of Organisations
27. Natural Resource Management
28. Public Amenities
29. Public Distribution System
30. Public Health and Sanitation
31. Poverty Alleviation
32. Public Safety
33. Property Tax
34. Public Works
35. Resource Mobilization
36. Regulations and Permissions
37. Social Security Pensions and Assistance
38. Scheduled Caste Development
39. Social Forestry
40. Small Scale Industry
41. Social Welfare and Justice
42. Sports and Cultural Affairs
43. Scheduled Tribe Development
44. Taxes
45. Women and Child Development
46. Waste Management
47. Water Supply
ഓരോ മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളെയും വിവിധ സബ് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി വിഭജിച്ചിട്ടുണ്ട്.
ഉദാഹരണത്തിന് Civil Registrations എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനെ 16 സബ് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കിയിട്ടുണ്ട്.
1. Anand Marriage Registration
2. Birth - Adoption/ Abandoned
3. Birth - Certificates
4. Birth - Allied Activities
5. Birth - Name Inclusion
6. Birth Registration
7. Birth - Corrections
8. Death - Corrections
9. Marriage Registration(Common)
10. Death - Allied Actvities
11. CR Data Collection And Updation
12. Death - Certificates
13. Death Registration
14. Death during journey - Registration
15. Hindu Marriage Registration
16. Still Birth Registration
General Administration എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനെ 22 സബ് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി തിരിച്ചിട്ടുണ്ട്.
1. Auction Process
2. Administration Report
3. Capacity Development Of Employees
4. Capacity Development - Elected representatives
5. Capacity Development - Others
6. Well being and Control of Officials
7. Data Collection and Updation - General Administration
8. Delegation of Powers
9. Dispatch
10. Emoluments of Employees
11. President and Members
12. Emoluments of Secretary
13. LSGD Engineering Wing
14. Front Office
15. House Keeping
16. Motor Vehicles
17. Procurement of Goods and Services
18. Printing and Stationery
19. Recurring Charges
20. Record Management
21. Special / Obligatory Assignments
22. Inspection by authorities (other than Statutory Audit)
General Administration എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനിലെ Emoluments of Employees എന്ന സബ് ഫംഗ്ഷനെ 26 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി തിരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇതിലെ ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെയും കോഡ് ആറ് അക്ഷരങ്ങളാണ്. ഇതില് ആദ്യം കാണുന്ന GA എന്നത് General Administration എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. പിന്നീടു കാണുന്ന EE എന്നത് Emoluments of Employees എന്ന സബ് ഫംഗ്ഷനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അവസാനം വരുന്ന രണ്ട് അക്കങ്ങള് ക്രമനമ്പറുകളാണ്.
GAEE03 Pay Fixation of Employees
GAEE04 DA Arrear of Employees
GAEE05 Pay revision Arrear of Employees
GAEE06 Application for surrender of earned leave
GAEE08 Subsistance allowance
GAEE09 Provident Fund of Employees
GAEE11 Recovery demands from other offices
GAEE12 Sanctioning of increment
GAEE13 Certificate of Pay particulars
GAEE14 Effecting deductions / recovery
GAEE15 Mustering and Wages
GAEE17 Emoluments of Contract / Honorarium staff
GAEE18 Remittance of salary recoveries and other related liabilities
GAEE19 Regular employees - Pay and allowances
GAEE20 Contingent employees - Pay and allowances
GAEE21 Terminal Surrender of Earned Leave
GAEE22 Pay Arrears - Employees
GAEE23 ALLOWANCES OF EMPLOYEES - SPECTACLE ALLOWANCE
GAEE24 ALLOWANCES OF EMPLOYEES - UNIFORM ALLOWANCE
GAEE25 ALLOWANCES OF EMPLOYEES - FOOTWEAR ALLOWANCE
GAEE26 Certificate related to the remittance of Salary recoveries
GAEE27 Approval and Payment of Travelling Allowance of official tour of Employees
GAEE28 Approval and Payment of Travelling Allowance of official tour of Contract Staff
GAEE29 Approval and Payment of Travelling Allowance of official tour of Temperoary Staff
GAEE30 ALLOWANCES OF EMPLOYEES-BONUS
GAEE31 ALLOWANCES OF EMPLOYEES-FESTIVAL ALLOWANCE
Civil Registrations എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനിലെ Birth Registration എന്ന സബ് ഫംഗ്ഷനെ 10 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി തിരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഇതിലെ ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെയും കോഡ് ആറ് അക്ഷരങ്ങളാണ്. ഇതില് ആദ്യം കാണുന്ന CR എന്നത് Civil Registrations എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. പിന്നീടു കാണുന്ന BR എന്നത് Birth Registration എന്ന സബ് ഫംഗ്ഷനെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അവസാനം വരുന്ന രണ്ട് അക്കങ്ങള് ക്രമനമ്പറുകളാണ്.
CRBR01 Birth-Report Upto 21 days
CRBR02 Birth-Report upto 21 days-Hospital Kiosk
CRBR03 Birth-Report after 21 days upto 30 days
CRBR04 Birth-Report after 21 days upto 30 days (Hospital kiosk)
CRBR06 Birth-Report after 30 days upto 1 year (Registration)
CRBR08 Birth Registration- Not Registered within 1 year-Registration
CRBR10 Birth-Born outside India – Report After 60 days upto 1 year from date of arrival (In case where age is below 1 year)-Registration
CRBR12 Birth-Born outside India – Report After 60 days from date of arrival (In case where age is above 1 year)-Registration
CRBR13 Born outside India - Report within 60 days from date of arrival-Registration
CRBR24 Birth Report which could not be filed in time due to Covid 19 lockdown/containment
ചുരുക്കത്തില്പ്പറഞ്ഞാല് നമ്മള് പഞ്ചായത്തില് ചെയ്യേണ്ടിവരുന്ന ഓരോ ജോലിയും ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷനാണ് എന്നര്ത്ഥം. ഇവയെല്ലാം നമ്മെ ചട്ടങ്ങളും നിയമങ്ങളും പ്രകാരം ചെയ്യാന് ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ജോലികള് മാത്രമാണ്. ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് വഴി, അല്ലെങ്കില് ഓണ്ലൈനില് ജനങ്ങള് സമര്പ്പിക്കുന്ന ഓരോ അപേക്ഷയും ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷനിലാണ്.
പൗരനില്നിന്നോ, മറ്റ് ഓഫീസുകളില്നിന്നോ, ജനപ്രതിനിധികളില്നിന്നോ, ഓഫീസിനകത്തുനിന്നു സ്വയമായോ ഉദ്ഭവിക്കുന്ന ഏതൊരു തപാലും ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലായിരിക്കും.
നിലവില് ഗ്ലോബല് മാസ്റ്റര് ടീം പഞ്ചായത്തിലെ മുഴുവന് ജോലി ഭാരത്തെയും വിഭജിച്ചിരിക്കുന്നത് 2,193 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളായിട്ടാണ്. ഇതൊരു ഡൈനാമിക് ലിസ്റ്റാണ്. ഏതെങ്കിലും ഒരു ജോലി മറ്റൊരു വകുപ്പിലേക്ക് മാറുന്ന പക്ഷം അത്രയും മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് നമുക്ക് തുടര്ന്ന് ആവശ്യമില്ലാതാകും. പുതുതായി ചുമതലകള് നമ്മെ ഏല്പ്പിക്കുമ്പോള് പുതിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളും പിറവിയെടുക്കും. നിയമങ്ങളിലും ചട്ടങ്ങളിലും ഭേദഗതി വരുന്നതിനനുസരിച്ച് നിലവിലുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് പരിഷ്ക്കരിക്കേണ്ടിയും വരും. ഇതിനെല്ലാം സംസ്ഥാനതലത്തില് ഒരു സ്ഥിരം സംവിധാനം ഏര്പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
2. എന്താണ് സീറ്റും റോളും
ജീവനക്കാരനായാലും ജനപ്രതിനിധിയായാലും ഫയല് നടപടിക്രമങ്ങളുടെ ഭാഗമായവരെ യൂസര് എന്നാണ് ILGMS വിവക്ഷിക്കുന്നത്. ഇ.എന്.ഹരിനാരായണന് ( സെക്രട്ടറി), പ്രസീത (അസിസ്റ്റന്റ് സെക്രട്ടറി),.. കെ മുഹമ്മദ് ( പ്രസിഡന്റ് ) തുടങ്ങിയവരെല്ലാം ഈ സോഫ്റ്റ്വെയറിലെ യൂസര്മാരാണ്.
ഓരോ യൂസര്ക്കും ഒന്നോ അധികമോ സീറ്റ് നല്കണം. സീനിയര് ക്ലാര്ക്ക്, ക്ലാര്ക്ക് തുടങ്ങിയവ യൂസറുടെ തസ്തികകളും SC1, SC2, JC1, JC2 എന്നിവ പഞ്ചായത്തില് നിലവിലുള്ള സീറ്റുകളുമാണ്.
(ചില പഞ്ചായത്തുകളില് എ, എ1, എ2.... എന്നിങ്ങനെയാകും സീറ്റ് നിലവിലുള്ളത്. ചിലയിടത്ത് എ1, എ2,... ബി1,ബി2,..സി1,സി2,... എന്നിങ്ങനെയും നല്കാറുണ്ട്. ഇവയെ കേരളം മൊത്തത്തില് ഒരേ രീതിയില് ആക്കുന്നതിന്റെ ഭാഗമായാണ് SC1, SC2, JC1, JC2 തുടങ്ങിയ സീറ്റുകള് നല്കുന്നതിന് നിര്ദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ളത്.
ILGMSലെ ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും ഓരോ സീറ്റും എന്തു നിലപാടാണ് സ്വീകരിക്കേണ്ടത് എന്നതാണ് റോള് കൊണ്ട് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്
O Operator
V Verifier
A Approver
F Accountant
E Enquiry Officer
C Approver Elected (Chair)
I Addl Enq Offcr
എന്നീ ഏഴ് റോളുകളാണ് ഓരോ സീറ്റിനും നല്കാന് സാധിക്കുക. ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെയും സ്വഭാവമനുസരിച്ച് ഇതിലെ ഓരോ റോളും വിവിധ ആവൃത്തികളില് വരുന്നു. ഇതില് ഏറ്റവും കൂടുതല് വരുന്ന മൂന്നു റോളുകളാണ് Operator, Verifier, Approver എന്നിവ. എല്ലാ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും ഈ മൂന്നു റോളുകളും ഒരു തവണയെങ്കിലും വന്നിരിക്കും.
ഒരു ഫയലില് പ്രാഥമിക നടപടി ആരംഭിക്കുന്നയാളാണ് ആ ഫയലിന്റെ Operator. ഉദാഹരണത്തിന് പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് പ്ലാന് ക്ലാര്ക്കാണ് Operator. ശമ്പളവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ക്ലാര്ക്കാണ് Operator. അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രോസസുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് അക്കൗണ്ടന്റാണ് Operator.
ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് സ്വീകരിക്കുന്ന തപാലുകള് Operatorടെ ലോഗിനിലേക്കാണ് വരിക. ഓണ്ലൈനില് സമര്പ്പിക്കുന്ന തപാലുകള് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് വരാതെ നേരിട്ട് Operatorടെ ലോഗിനിലേക്കെത്തും, പ്രധാനമായും ക്ലാര്ക്ക്, സീനിയര് ക്ലാര്ക്ക്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവര്ക്കാണ് ഈ റോള് നല്കുക.
തൊഴിലുറപ്പുപദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് DEO (MGNREGS) ഓപ്പറേറ്ററാകും.
Operator രേഖപ്പെടുത്തിയ അഭിപ്രായങ്ങള് പരിശോധിക്കുന്നയാളാണ് Verifier. ഭൂരിഭാഗം വിഷയങ്ങളിലും പഞ്ചായത്തിലെ ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ടോ ഹെഡ് ക്ലാര്ക്കോ ആയിരിക്കും വെരിഫയര്. വിവരാവകാശം പോലുള്ള വിഷയങ്ങളില് അക്കൗണ്ടന്റിനെ വെരിഫയറാക്കാം.
Verifier രേഖപ്പെടുത്തിയ ശുപാര്ശകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില് ഫയല് അംഗീകരിക്കുകയോ നിരാകരിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നയാളാണ് Approver. ഒരു ഫയലില് അന്തിമതീരുമാനമെടുക്കുന്നയാള് എന്ന നിലയ്ക്ക് മിക്കവാറും മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും സെക്രട്ടറി Approver ആയിരിക്കും. സിവില് രജിസ്ട്രേഷന്, വിവരാവകാശം തുടങ്ങി മറ്റുള്ളവര്ക്ക് Approver റോള് നല്കേണ്ട ഫയലുകളും പഞ്ചായത്തില് ഉണ്ട്. അതിനു പുറമേ, ഓഫീസ് ഉത്തരവു പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തപ്പെട്ട വിഷയങ്ങളിലും മറ്റു ജീവനക്കാര് Approver ആകും.
C Approver Elected (Chair) എന്നത് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് നിര്വഹിക്കാനുള്ള റോള് ആണ്. പഞ്ചായത്തിന്റെ തീരുമാനം ആവശ്യമായി വരുന്നയിടങ്ങളിലും ശമ്പളം, സര്ക്കാര് തിരിച്ചടവുകള് എന്നിവയൊഴികെയുള്ള പേയ്മെന്റുകളിലും പ്രസിഡന്റിന്റെ കൂടി അംഗീകാരം ലഭിച്ച ശേഷമേ ഫയല്നടപടി പൂര്ത്തീകരിക്കാനാകൂ.
E Enquiry Officer എന്ന റോളിലാണ് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജീവനക്കാര് രംഗപ്രവേശം ചെയ്യുന്നത്. എഇ, ഓവര്സിയര്, വി.ഇ.ഒ., കൃഷി ഓഫീസര്, ICDS സൂപ്പര്വൈസര് എന്നിവര്ക്ക് അനുയോജ്യമായ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഈ റോള് നല്കണം. പെര്മിറ്റ് അനുബന്ധ അപേക്ഷകളില് ഓവര്സീയറും പെന്ഷന് അനുബന്ധ അപേക്ഷകളില് മറ്റുള്ളവരും അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാകണം.
വാര്ഡ് തല അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരായ ക്ലാര്ക്കുമാര്ക്കും കെട്ടിടത്തിന് നമ്പര് നല്കല് തുടങ്ങി അനുയോജ്യമായ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഈ റോള് നല്കാം.
I Additional Enquiry Officer അല്ലെങ്കില് Investigation Officer വളരെ കുറച്ചുമാത്രം വേണ്ടിവരുന്ന ഒരു റോള് ആണ്. ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെ ഭാഗമായി രണ്ടു തലത്തിലുള്ള അന്വേഷണങ്ങള് ആവശ്യമായി വരുമ്പോഴാണ് ഈ റോള് പ്രസക്തമാകുന്നത്. ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് രണ്ടു തവണ E Enquiry Officer എന്ന റോള് വന്നാല് ഒരേ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥനെ മാത്രമേ മാപ്പ് ചെയ്യാനാകൂ. അതിനാല് രണ്ടാമത്തെ തവണ മറ്റൊരു ഉദ്യോഗസ്ഥനെ നിയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില് മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെ വര്ക്ക് ഫ്ളോയില് I Additional Enquiry Officer എന്നു കാണിച്ചിരിക്കും.
Regulations and Permissions മേജര് ഫംഗ്ഷനിലെ Places of Public Resorts എന്ന സബ് ഫംഗ്ഷനു കീഴില്
1878 RPPR01 Application for PPR Annual License OEOIOVAOVA
1879 RPPR02 Application for Temporary License-PPR OEOIOVAOVA
1880 RPPR03 Application for Renewal of license OEOIOVAOVA
തുടങ്ങിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഒരേ സമയം എന്ജിനീയറിംഗ് വിംഗിന്റെയും അഡ്മിനിസ്ട്രേഷന് വിംഗിന്റെയും പരിശോധന ആവശ്യമായതിനാല് I Additional Enquiry Officer എന്ന റോള് നല്കേണ്ടിവരും.
F Accountant (Finance Officer) എന്ന റോള് വരുന്നത് പ്രധാനമായും പേയ്മെന്റ് ഒരു ഘടകമായി വരുന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലാണ്. ഇത്തരം മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് അക്കൗണ്ടന്റിനെ ഓപ്പറേറ്റര് ആക്കാന് പാടില്ല.
993 Finance Management Finance Management FMFM33 Remittance of liabilities - Dues to Government and various institutions OFVACFA
ഫിനാന്സ് മാനേജ്മെന്റ് മേജര് ഫംഗ്ഷനിലെ പല മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെയും ഓപ്പറേറ്റര് അക്കൗണ്ടന്റാണ്. പക്ഷേ, ഇത്തരത്തില് F Accountant (Finance Officer) റോള് വരുന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് അക്കൗണ്ടന്റിനെ ഓപ്പറേറ്റര് ആക്കാന് പാടില്ല.
പലരും ചോദിച്ച ഒരു ചോദ്യമാണ് അക്കൗണ്ടന്റിനെ ചില സ്ഥലത്ത് ACC എന്നും ചില സ്ഥലത്ത് F എന്നും പരാമര്ശിക്കുന്നു. ഇത് എങ്ങനെ തിരിച്ചറിയാം. F എന്നു കാണുന്നത് റോള് ആണ്. ACC, ACT എന്നിവ സീറ്റിന്റെ പേരാണ്. (പല പഞ്ചായത്തുകളും പല രീതിയില് പേരു നല്കുന്നതാണ് ഇത്തരം സംശയം വരാന് കാരണമാകുന്നത്)
D Despatch Clerk എന്നത് റോള് ആണെങ്കിലും മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെ വര്ക്ക് ഫ്ളോകളിലൊന്നും അത് വരില്ല. ഒരു ഫയലിന്റെ ഭാഗമായി തപാലുകള് ഡെസ്പാച്ച് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കില് അത് ഡെസ്പാച്ച് ക്ലാര്ക്കിന്റെ ലോഗിനില് വരും. ഡെസ്പാച്ച് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല് അത് രേഖപ്പെടുത്തിയത് ഫയലിലും വരും. ഓഫീസിലെ ഡെസ്പാച്ച് ക്ലാര്ക്ക് അല്ലെങ്കില് ഫെയര് കോപ്പി സെക്ഷന് ഈ റോള് നല്കണം.
FOA Front Office Assisitant എന്ന റോളും മൈനര് ഫംഗ്ഷന്റെ വര്ക്ക് ഫ്ളോകളിലൊന്നും വരില്ല. അപേക്ഷകള് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് വഴി സ്വീകരിക്കുന്നതിന് ഈ റോള് നല്കിയിട്ടുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥര്ക്കു മാത്രമേ സാധിക്കൂ.
ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഒരു റോളിലേക്ക് (ഉപാധികള് സമാനമായാല്) ഒരു സീറ്റ് മാത്രമേ മാപ്പിംഗ് നടത്താനാകൂ. ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് (ഉപാധികള് സമാനമായാല്) ഒരു റോള് മാത്രമേ എടുക്കാനാകൂ.
ഒരേ മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് വിവിധ വാര്ഡുകളിലേക്ക് വിവിധ ഓപ്പറേറ്റര്മാരെയോ അന്വേഷണഉദ്യോഗസ്ഥരേയോ നിയോഗിക്കാന് സാധിക്കും....
3. എന്താണ് വര്ക്ക് ഫ്ലോ
ILGMSല് ഒരു ഫയലിന്റെ നടപടി പൂര്ത്തീകരിക്കാന് ആവശ്യമായി വരുന്ന വിവിധ ഘട്ടങ്ങളും, ആ ഘട്ടങ്ങളില് അന്വേഷണം നടത്തുകയും അഭിപ്രായം രേഖപ്പെടുത്തുകയും ശുപാര്ശ ചെയ്യുകയും തീരുമാനം എടുക്കുകയും അനുമതി നല്കുകയും ചെയ്യുന്ന യൂസര്മാരുടെ റോളുകളും ഉള്പ്പെട്ടതാണ് വര്ക്ക് ഫ്ലോ.
ഉദാഹരണത്തിന്
428 Civil Registrations Birth - Certificates CRBC01 Birth Certificate OVA
എന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് നേരത്തേ രജിസ്ട്രേഷന് പൂര്ത്തീകരിച്ചിട്ടുള്ള ഒരു കേസിലെ ജനന സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്കല് മാത്രമാണ് വിഷയം
OVA എന്ന ഏറ്റവും ലളിതമായ വര്ക്ക് ഫ്ലോ ആണ് ഈ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുള്ളത്.
O - Operator സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്ക് അപേക്ഷ പ്രകാരമുള്ള രജിസ്ട്രേഷന് നിലവിലുണ്ടോ എന്നു പരിശോധിക്കുന്നു.
V- Verifier ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ട് / ഹെഡ് ക്ലാര്ക്ക് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് അനുവദിക്കാവുന്നതാണോ എന്നു പരിശോധിക്കുന്നു.
A - Approver സെക്രട്ടറി സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് അംഗീകരിക്കുന്നു.
നിലവിലുള്ള 2,193 എണ്ണത്തില് 1,013 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും OVA എന്ന ഏറ്റവും ലളിതമായ വര്ക്ക് ഫ്ലോ ആണ് ഉള്ളത്.
1375 Human Resource Management Disciplinary Actions HRDA02 Examination of allegtion and its disposal - Regular employee OVAOVAOVAOVAOVAOVA
എന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് OVAOVAOVAOVAOVAOVA എന്ന വര്ക്ക് ഫ്ലോ ആണുള്ളത്. കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയം കൂടുതല് സങ്കീര്ണ്ണമാകും തോറും വര്ക്ക് ഫ്ലോയും വര്ക്കും സങ്കീര്ണ്ണമാകുമല്ലോ.
മിക്കവാറും വര്ക്ക് ഫ്ലോകളില് OVA എന്ന സര്വ്വലളിതമായ മൂലകങ്ങള്ക്കപ്പുറം അതത് മൈനര് ഫംഗ്ഷന് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയത്തിന്റെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് എന്ക്വയറി, ചെയര്, അക്കൗണ്ടന്റ് എന്നിവയും ഉള്പ്പെടുത്തി സങ്കീര്ണ്ണമായ രൂപങ്ങളാണ് ഉണ്ടാകുക.
ഒരു കാര്യം പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. OVAOVAOVAOVAOVAOVA എന്ന ദീര്ഘമായ വര്ക്ക് ഫ്ലോ ഉള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനിലും സീറ്റും റോളും മാപ്പിംഗ് നടത്തുമ്പോള്
ഒരു ഓപ്പറേറ്ററെയും ഒരു വെരിഫയറേയും ഒരു അപ്രൂവറേയും മാത്രം മാപ്പിംഗ് നടത്തിയാല് മതി.
ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഒരു റോളിലേക്ക് (ഉപാധികള് സമാനമായാല്) ഒരു സീറ്റ് മാത്രമേ മാപ്പിംഗ് നടത്താനാകൂ.
4. എന്തിനാണ് സീറ്റ് - റോള് - മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ്
വളരെ പഴയ കാലത്തെ ഓഫ് ലൈന് രീതിയില് അപേക്ഷ ഓഫീസില് വന്നു കഴിഞ്ഞാല് മുതിര്ന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥര് ഓരോ അപേക്ഷയും ആരാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടത് എന്നു നിര്ദ്ദേശിക്കാറുണ്ട്. എന്നാല് ഓണ്ലൈനില് വരുന്ന അപേക്ഷയില് ആരാണ് ഫയല് പഠിച്ച് കുറിപ്പെഴുതുന്ന ഓപ്പറേറ്റര്, ആരാണ് സ്ഥലം സന്ദര്ശിച്ച് അന്വേഷണം നടത്തുന്ന എന്ക്വയറി ഓഫീസര്, ആരാണ് ശുപാര്ശകള് രേഖപ്പെടുത്താനുള്ള വെരിഫയര്, ആരാണ് അന്തിമതീര്പ്പെടുക്കാനുള്ള അപ്രൂവര് തുടങ്ങിയവയെല്ലാം നേരത്തേ നിര്ദ്ദേശിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇങ്ങനെ ഇപ്പോള് നിലവിലുളള 2,193 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും ഓരോ റോളിലും ആരൊക്കെ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും എന്ന് ILGMSനെ അറിയിക്കുന്നതിനാണ് സീറ്റ് - റോള് - മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നത്. മാപ്പിംഗിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് ഫയല് ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി അതത് സീറ്റുകളുടെ ലോഗിനിലേക്കെത്തും.
5. ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സ് ഐകെഎമ്മിന് നടത്തിക്കൂടേ. ഓരോ പഞ്ചായത്തും ഇതിനായി കഷ്ടപ്പെടേണ്ടതുണ്ടോ.
ഒരു പക്ഷേ, ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സ് നടത്തുന്നതിനിടയില് നാം സ്വയം ഏറ്റവും കൂടുതല് ചോദിച്ച ചോദ്യം ഇതായിരിക്കും. ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സ് ഐകെഎമ്മിന് നടത്തിക്കൂടേ. ഓരോ പഞ്ചായത്തും ഇതിനായി കഷ്ടപ്പെടേണ്ടതുണ്ടോ. ഓരോ അപേക്ഷയും ആരാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് ചട്ടങ്ങളില്നിന്ന് മനസ്സിലാക്കി കേന്ദ്രീകൃതമായി മാപ്പിംഗ് നടത്തിയാല്പ്പോരേ.
ആകെ വ്യത്യാസം വരാന് സാദ്ധ്യതയുള്ളത് ചില ഓഫീസുകളില് ഹെഡ് ക്ലാര്ക്കായിരിക്കും മറ്റുള്ളിടത്ത് ജൂണിയര് സൂപ്രണ്ടും ഈ വ്യത്യാസം വളരെ ലളിതമായി പരിഹരിക്കാവുന്നതുമാണ്. അതിനാല് ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സിനായി സമയം പാഴാക്കേണ്ടിവരുന്നത് കഷ്ടമാണ്.
കേരളത്തിലെ ഓരോ പഞ്ചായത്തിന്റെയും അവസ്ഥ വ്യത്യസ്തമാണ്. അതുപോലെ ലഭ്യമായ ജീവനക്കാരുടെ ശേഷിയും പരിചയസമ്പന്നതയും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും. ഇതെല്ലാം പരിഗണിച്ചാണല്ലോ ആര്ക്കെല്ലാം എത്രമാത്രം ജോലിഭാരം നല്കാം എന്ന് നാം കണക്കാക്കുന്നത്.
പഞ്ചായത്ത് പ്രദേശത്ത് ആശുപത്രിയോ കല്യാണമണ്ഡപമോ ഇല്ലാത്തിടത്ത് സിവില് രജിസ്ട്രേഷന് ഒരു 'മേജര്' ഫംഗ്ഷനായി കണക്കാക്കാന് കഴിയില്ല. അവിടെ മറ്റു പല ഫംഗ്ഷനുകളും നിര്വ്വഹിക്കുന്നതിനിടയില് വല്ലപ്പോഴും ഒന്നോ രണ്ടോ അപേക്ഷ മാത്രം വരുന്ന ഒരു 'മൈനര്' ഫംഗ്ഷനാണ് സിവില് രജിസ്ട്രേഷന്.
എന്നാല് മെഡിക്കല് കോളജും കല്യാണമണ്ഡപങ്ങളും ഉള്ള ഒരു പഞ്ചായത്തില് സിവില് രജിസ്ട്രേഷന് ഒരു സൂപ്പര് മേജര് ഫംഗ്ഷനായെന്നും വരും.
തീര്ത്ഥാടനകേന്ദ്രങ്ങളോ ടൂറിസ്റ്റ് പ്രദേശങ്ങളോ സമീപമുള്ളതും നഗരസ്വഭാവം ഏറെയുള്ളതുമായ ഒരു പഞ്ചായത്തില് പെര്മിറ്റ്, പ്രോപ്പര്ട്ടി ടാക്സ്, ലൈസന്സ് തുടങ്ങിയവ തിരക്കുള്ള സെക്ഷനായിരിക്കും. എന്നാല് ഗ്രാമീണാന്തരീക്ഷത്തില് ഈ സെക്ഷനുകളില് തിരക്കു താരതമ്യേന കുറവായിരിക്കും.
ഇങ്ങനെ ഒരേ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില്ത്തന്നെ ഓപ്പറേറ്ററെയും എന്ക്വയറി ഓഫീസറെയും നിശ്ചയിക്കുന്ന ഘടകങ്ങള് ഓരോ ഓഫീസിലും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും എന്നതിനാല് ഇത് കേന്ദ്രീകൃതമായി മാപ്പിംഗ് നടത്തുക സാദ്ധ്യമല്ല.
മാത്രമല്ല, സമയം കുറച്ചെടുക്കുമെങ്കിലും സീറ്റ് - റോള് - മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് ഒരു വണ് ടൈം പ്രോസസ് ആണ്. ജീവനക്കാര് സ്ഥലം മാറിപ്പോയാല് തല്ക്കാലത്തേക്ക് ആ ജീവനക്കാരന്റെ ചുമതല മുഴുവനായും മറ്റൊരാള്ക്ക് നല്കേണ്ടിവരുമ്പോള് ആ സീറ്റ് അധികച്ചുമതലയായി നല്കിയാല് മാപ്പിംഗില് യാതൊരു മാറ്റവും വരുത്തേണ്ടിവരില്ല. പുതിയ ജീവനക്കാരന് വരുമ്പോള് അദ്ദേഹത്തെ യൂസറാക്കി ആ സീറ്റ് അദ്ദേഹത്തിന് നല്കിയാല് മാത്രം മതി. സ്ഥലംമാറിപ്പോകുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ സെക്ഷനുകള് പലര്ക്കായി വീതംവെക്കുമ്പോള് മാപ്പിംഗ് ആവശ്യമായി വരും.
പുതിയ നിയമങ്ങള് വരുമ്പോള് പുതിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് ഉടലെടുക്കും. അപ്പോള് അവ മാത്രം മാപ്പിംഗ് നടത്തേണ്ടിവരും.
6. എങ്ങനെയാണ് മാപ്പിംഗ് നടത്തുക
യൂണിറ്റ് അഡ്മിനായ സെക്രട്ടറിയുടെ ലോഗിനില് പ്രവേശിച്ചാല്
ഇടതുഭാഗത്ത് WorkStation മെനുവില് താഴെയായി Settings എന്ന ഓപ്ഷന് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
User Creation, User Settings, Unit Creation, Unit Settings എന്നിങ്ങനെ നാല് ഓപ്ഷനുകള് ലഭിക്കും. അതില് നാലാമത്തേതായ Unit Settings ക്ലിക്ക് ചെയ്താല് മൂന്നാമത്തെ ഓപ്ഷനായി
Seat Minor Function Role മാപ്പിംഗ് കാണാം. ഇതില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇവിടെ താഴെയായി ഇതുവരെ മാപ്പിംഗ് നടത്തിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് കാണാം, ഇതില് Completed അല്ലാത്ത ഏതെങ്കിലും മാപ്പിംഗ് ഉണ്ടെങ്കില് അവ തെരഞ്ഞെടുത്ത് മാപ്പിംഗ് പൂര്ത്തീകരിക്കാവുന്നതാണ്.
നിലവിലുള്ള മാപ്പിംഗുകള് പൂര്ത്തീകരിച്ച ശേഷം പുതിയ മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നതിനായി വലതുഭാഗത്ത് മുകളിലായി കാണുന്ന Map New Minor Function എന്ന ബട്ടണില് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇവിടെ നമുക്ക് മേജര് ഫംഗ്ഷന്, സബ് ഫംഗ്ഷന്, മൈനര് ഫംഗ്ഷന് എന്നിവ ഡ്രോപ്പ് ഡൗണ് ലിസ്റ്റില്നിന്നും തെരഞ്ഞെടുക്കാം.
തുടര്ന്ന് താഴെ ഈ മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഓരോ റോളിലേക്കും ഏതൊക്കെ സീറ്റുകളാണ് മാപ്പിംഗ് നടത്തേണ്ടത് എന്നു തെരഞ്ഞെടുക്കാം. മുഴുവന് റോളിലേക്കും സീറ്റുകള് മാപ്പ് ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാല് താഴെ Save as Draft, Save, Approve എന്നിവ തെരഞ്ഞെടുക്കണം. അപ്രൂവ് ചെയ്ത മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് മാത്രമേ തപാലുകള് സ്വീകരിക്കാനും നടപടികള് എടുക്കാനും സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
ഓരോ റോളിനും നേരെ വാര്ഡ് സെലക്ട് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. സാധാരണഗതിയിലുള്ള അപേക്ഷകളിലെല്ലാം Select All Wards എന്ന ഓപ്ഷന് ഉപയോഗിച്ച് മുഴുവന് വാര്ഡുകളിലേക്കും അതേ സീറ്റ് തന്നെ സെലക്ട് ചെയ്യാം.
അന്വേഷണം ആവശ്യമായ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഉദാഹരണത്തിന് പെര്മിറ്റ്, കെട്ടിടനമ്പറിഗ്, പെന്ഷന്.. എന്നിവയില് വിവിധ വാര്ഡുകളിലേക്ക് വിവിധ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാണെങ്കില് അത് ഇവിടെ കാണിക്കാം.
1 മുതല് 5 ഉള്പ്പെടെ വാര്ഡുകളിലേക്ക് JC1
6 മുതല് 10 ഉള്പ്പെടെ വാര്ഡുകളിലേക്ക് JC2
11 മുതല് 15 ഉള്പ്പെടെ വാര്ഡുകളിലേക്ക് JC3
എന്നിങ്ങനെ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയോഗിക്കുന്നതിനാണ് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് എന്നു കരുതുക.
ഇതില് എന്ക്വയറി ഓഫീസര് എന്ന റോള് മൂന്നു വരികളിലും സെലക്ട് ചെയ്യണം.
അതത് സീറ്റുകള് തെരഞ്ഞെടുത്ത് അവര്ക്കു നേരെ ഉചിതമായ വാര്ഡുകള് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
ഒരു കാര്യം പ്രത്യേകം ശ്രദ്ധിക്കണം. OVAOVAOVAOVAOVAOVA എന്ന ദീര്ഘമായ വര്ക്ക് ഫ്ലോ ഉള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനിലും സീറ്റും റോളും മാപ്പിംഗ് നടത്തുമ്പോള്
ഒരു ഓപ്പറേറ്ററെയും ഒരു വെരിഫയറേയും ഒരു അപ്രൂവറേയും മാത്രം മാപ്പിംഗ് നടത്തിയാല് മതി.
ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഒരു റോളിലേക്ക് (ഉപാധികള് സമാനമായാല്) ഒരു സീറ്റ് മാത്രമേ മാപ്പിംഗ് നടത്താനാകൂ.
7. എത്ര മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് മാപ്പിംഗ് നടത്തണം
നിലവിലുള്ള 2,193 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലേക്കും മാപ്പിംഗ് നടത്തണം.
ആകെ 50 മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലേക്കേ മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടുള്ളൂ എന്നുണ്ടെങ്കിലും നമുക്ക് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തനം ആരംഭിക്കാം. 51-ാമതൊരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില്, അതൊരു പക്ഷേ, വാര്ദ്ധക്യ കാല പെന്ഷന് അപേക്ഷയായിരിക്കും ഒരു തപാല് വന്നാല് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസില് അതു സ്വീകരിക്കാന് കഴിയില്ല. ഉടനെ യൂണിറ്റ് അഡ്മിന് ലോഗിനില് ആ മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് നടത്തിയാല് തപാല് സ്വീകരിക്കാന് സാധിക്കും.
ഇത് ഫ്രണ്ട് ഓഫീസിലെ കാര്യം. എന്നാല് പൗരന് ഓണ്ലൈനിലാണ് തപാല് സമര്പ്പിക്കുന്നതെങ്കിലോ, ആ പഞ്ചായത്തില് ആ മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടില്ല. അതിനാല് തപാല് സമര്പ്പിക്കാന് കഴിയില്ല എന്ന് ILGMS പൗരനോട് പറയും.
അതിനാല് അപേക്ഷ വരാന് സാദ്ധ്യതയുളള മുഴുവന് (പരമാവധി) മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തണം.
1916 Social Security Pensions and Assistance Nilathezhuthu Ashan Grant SAAG03 Nilathezhuthu Ashan Grant Disbursement OFVACFA
ചില പഞ്ചായത്തുകളിലെങ്കിലും നിലത്തെഴുത്താശാന് ഗ്രാന്റ് അനുവദിച്ചുവരുന്നുണ്ട്. പലയിടത്തും അത് പ്രസക്തവുമല്ല. പക്ഷേ, ഒരു പൗരന് ഇതു സംബന്ധിച്ച് തപാല് സമര്പ്പിച്ച് ഈ ഗ്രാന്റ് ഈ പഞ്ചായത്ത് പ്രദേശത്ത് അനുവദിച്ചുവരുന്നില്ല എന്നു പറയണമെങ്കില് ഈ മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടുണ്ടാകണമെന്നര്ത്ഥം.
നിര്ബന്ധമായും മാപ്പിംഗ് നടത്താനുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെ ലിസ്റ്റ് ഗ്രൂപ്പുകളില് ലഭ്യമാണ്. ഇത് ഔദ്യോഗിക ലിസ്റ്റ് അല്ല. പക്ഷേ, പരിചയസമ്പന്നരായ ഉദ്യോഗസ്ഥര് തങ്ങളുടെ അനുഭവത്തിന്റെ വെളിച്ചത്തില് തയ്യാറാക്കിയതാണിത്. ILGMSലേക്കു പ്രവേശിക്കുന്നതിനു മുന്നോടിയായി ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത് ഇത്രയും മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളെങ്കിലും മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിരിക്കണം എന്നര്ത്ഥം.
ILGMS ആരംഭിച്ച് അധികം വൈകാതെ മുഴുവന് മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളും മാപ്പിംഗ് നടത്തുകയും വേണം.
8.കെട്ടിടനമ്പറിംഗിനായുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥനായി തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് ഓവര്സിയറെയാണോ വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്കിനെയാണോ
ഈ ചോദ്യത്തിന്റെ ഉറവിടം ചട്ടങ്ങളേക്കാള് ആചാരങ്ങള്ക്ക് സ്ഥാനം നല്കുന്ന ലളിതമായ മനസ്സാണ്. പഞ്ചായത്തുകളില് പൊതുവേ കെട്ടിടനമ്പറിംഗിനായി അപേക്ഷ വന്നാല് ഓവര്സീയര് പരിശോധിച്ച് കെട്ടിടനിര്മ്മാണച്ചട്ടങ്ങള്ക്കനുസൃതമാണെന്ന് റിപ്പോര്ട്ട് ചെയ്യും. തുടര്ന്ന് വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്ക് പരിശോധിച്ച് നികുതിയും നമ്പറും നല്കും. ചിലയിടത്ത് നമ്പറും നികുതിയും ഓവര്സീയറുടെ റിപ്പോര്ട്ടിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില് ചെയ്യുന്നതും കാണാം. അപേക്ഷകനോട് അടുത്ത വീട്ടിലെ നമ്പര് ചോദിച്ച് കെട്ടിടനമ്പര് നല്കുന്നതും കണ്ടിട്ടുണ്ട്. ഇതിന്റെയെല്ലാം പ്രശ്നങ്ങള് പിന്നീട് നമ്മള്ത്തന്നെ അനുഭവിക്കാറുമുണ്ട്. എങ്കിലും ജനകീയതയും ജനപ്രതിനിധി വിധേയതയും മുഖമുദ്രയാക്കി മുമ്പേ ഗമിച്ചീടിന ഗോവുതന്റെ പിന്നേ ഗമിക്കാനാണ് നമുക്കിഷ്ടം.
നാം നേരത്തേ പരിചയപ്പെട്ട I Addl Enq Offcr എന്ന റോള് ഈ മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഉണ്ടായാല് രണ്ട് അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരെയും മാപ്പിംഗ് നടത്താന് കഴിയും. അതല്ലേ എളുപ്പം എന്നൊരു ചോദ്യവും നമ്മുടെ മനസ്സില് വരാം.
നമ്മെ ചെയ്യാന് ഏല്പ്പിച്ചിട്ടുള്ള പ്രവൃത്തികളെ 47 മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളാക്കി വിഭജിച്ചിട്ടുണ്ടല്ലോ. അതില് ഏത് മേജര് ഫംഗ്ഷനു കീഴിലാണ് കെട്ടിടനമ്പറിംഗിനുള്ള അപേക്ഷ വരിക. Property Tax എന്ന മേജര് ഫംഗ്ഷനു കീഴിലുള്ള
1690 Property Tax Assessment and Levying of Property Tax PTAL01 Property Tax Assessment based on Returns in Form 2 and further assessment by collecting data in form 6 OVAEOVA
1691 Property Tax Assessment and Levying of Property Tax PTAL02 Property Tax Assessment based on Returns in Form 2A and further assessment by collecting data in form 6 OVAEOVA
1692 Property Tax Assessment and Levying of Property Tax PTAL03 Preparation of Property Tax Assessment in Form 6 of which Returns not Submitted OEVA
തുടങ്ങിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലാണ് കെട്ടിടനമ്പറിംഗും നികുതി ചുമത്തലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട അപേക്ഷകള് സ്വീകരിക്കാന് കഴിയുക. ഈ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലെ എന്ക്വയറി ഓഫീസര് തീര്ച്ചയായും വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്ക് തന്നെയായിരിക്കും,
ഇപ്പോള് പ്രസക്തമായ ചോദ്യം ഇതാണ്. കെട്ടിടനിര്മ്മാണച്ചട്ടങ്ങള്ക്കനുസൃതമായാണോ നിര്മ്മിതി എന്നു പരിശോധിക്കേണ്ടതല്ലേ,. ക്രമവല്ക്കരണം ആവശ്യമാണെങ്കിലോ, ഇവയ്ക്കെല്ലാം ഓവര്സീയര് അന്വേഷിക്കേണ്ടതല്ലേ. ഇനി നമ്പറിംഗിനായുള്ള അപേക്ഷ സ്വീകരിച്ച് ഫ്രീ ഫ്ലോ വഴി ഓവര്സീയര്ക്കു നല്കുകയാണോ. എല്ലാ നമ്പറിംഗ് ഫയലിലും ഓവര്സീയറുടെ റിപ്പോര്ട്ട് ആവശ്യമായതിനാല് ILGMSല് അതിനുള്ള സൗകര്യം ഏര്പ്പെടുത്തേണ്ടതല്ലേ.
നമ്മുടെ ജോലികളെ ശാസ്ത്രീയമായി വിഭജിച്ചാണ് 47 മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളിലാക്കിയിട്ടുള്ളത്. അതില് ബില്ഡിംഗ് പെര്മിറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളില്ത്തന്നെയാണ് കംപ്ലീഷനും റെഗുലറൈസേഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യാന് സൗകര്യം. ഇവയുടെ നടപടി ക്രമങ്ങളും സമാനമാണ്. അതിനാല്
4. Building Regulation (Allied Activities)
5. Building Regulation(Permit after regularisation)
6. Building Regulation (Permit)
7. Building Regulation (Regularisation))
തുടങ്ങിയ മേജര് ഫംഗ്ഷനുകള്ക്ക് കീഴിലാണ് കംപ്ലീഷനും റെഗുലറൈസേഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടത്.
ഉദാഹരണത്തിന്
364 Building Regulation (Regularisation)) Regularisation of Residential building ( GroupA1) BRRL02 Application for regularisation of residential buildings with self affidavit(including educational buildings not exceeding 200 sq.m of built up area) OEOVAOVA
363 Building Regulation (Regularisation)) Regularisation of Residential building ( GroupA1) BRRL01 Application for regularisation of residential buildings - not required NOC from other Department, institutions and agencies(including educational buildings not exceeding 200 sq.m of built up area) OEOVAOVA
തുടങ്ങിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലെ എന്ക്വയറി ഓഫീസര് എഇയോ ഓവര്സീയറോ ആയിരിക്കും.
പെര്മിറ്റ് അനുബന്ധ മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളില് കംപ്ലീഷന് സംബന്ധമായ നടപടിക്രമങ്ങള് പൂര്ത്തീകരിച്ച് ആ ഫയലിന്റെ ഔട്ട് പുട്ട് പ്രോപ്പര്ട്ടിടാക്സ് മേജര് ഫംഗ്ഷനു കീഴില് പുതിയ തപാലിന്റെ ഇന്പുട്ട് ആക്കലാണ് ILGMSല് ചെയ്യേണ്ടത്.
നിലവില് ഒന്നാമത്തെ മൈനര് ഫംഗ്ഷനു ശേഷം രണ്ടാമത്തെ മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് മാനുവലായി ഫയല് ആരംഭിക്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. അധികം വൈകാതെ രണ്ടു മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളും ഒന്നിനുപിറകെ ഒന്നായി സ്വാഭാവികമായി പ്രവര്ത്തിക്കുന്ന രിതി നടപ്പില് വരും.
പെര്മിറ്റ് ഫയലുകളിലെ അന്വേഷണഉദ്യോഗസ്ഥന് എഇയോ ഓവര്സീയറോ ആകും. അതേ ഫയല് പ്രോപ്പര്ട്ടി ടാക്സ് ഫയലാകുമ്പോള് അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥന് വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്ക് ആകും. ഇക്കാര്യം വ്യക്തമായെന്നു കരുതുന്നു.
ശരിയായ രീതിയിലേക്കു മാറാനുള്ള മനസ്സാണ് ഇവിടെ ആവശ്യം. ILGMS ചെയ്യുന്നതും അതാണ്. ചട്ടങ്ങള്ക്കപ്പുറം ആചാരങ്ങളില് അഭിരമിക്കുന്ന യാഥാസ്ഥിതികത്വത്തെ മാറ്റിവെച്ച് നമ്മെ ഏല്പ്പിച്ച ജോലികള് നിര്ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ട രീതികളില് ചെയ്യാന് നമ്മെ സഹായിക്കുന്ന ടൂളാണ് ഇത് എന്നു മനസ്സിലാക്കിയാല് എല്ലാം വളരെ എളുപ്പമാകും.
9. എന്തുകൊണ്ട് സൈറ്റ് ഇങ്ങനെ ഹാംഗ് ആകുന്നു.
ILGMS ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സില് ഏര്പ്പെട്ടിരിക്കുന്ന മുഴുവന് ജീവനക്കാരും ശപിക്കുന്നുണ്ട്, ഈ സൈറ്റിന്റെ കറക്കം എപ്പോള് തീരുമെന്ന് പരസ്പരം ചോദിക്കുന്നുണ്ട്.
നിലവില് ILGMS വിന്യസിച്ച് പ്രവര്ത്തിച്ചുവരുന്ന 309 പഞ്ചായത്തുകളിലെ മുഴുവന് ജീവനക്കാരും ഈ സൈറ്റിലാണ് ലോഗിന് ചെയ്ത് കാര്യങ്ങള് ചെയ്യുന്നത്. പുതുതായി ആരംഭിക്കാനിരിക്കുന്ന പഞ്ചായത്തുകളിലെ ജീവനക്കാരും ലോക്കല് സെറ്റിംഗ്സിനായി ഇതേ ലോഗിനില് കയറുന്നു. യൂണിറ്റ് അഡ്മിന്റെ ലോഗിനില് നിരവധി പേരാണ് (ഒരേ യൂസര് നെയിം ഉപയോഗിച്ച്) കയറുന്നത്.
ഇങ്ങനെ നിരവധി പേര് സൈറ്റില് കയറുന്നതുമൂലം സൈറ്റ് ഹാംഗ് ആകുന്നത് സ്വാഭാവികം മാത്രം.
ILGMS പൂര്ണ്ണമായും ആമസോണ് ക്ലൗഡിലേക്ക് മാറുന്നതോടെ ഈ പ്രശ്നങ്ങള് ഇല്ലാതാകുമെന്ന് ഉറപ്പിക്കാം.
10. സൈറ്റ് ബിസി ആയ അവസ്ഥ എങ്ങനെ മറികടക്കാം
സൈറ്റ് ബിസി അല്ലാത്ത സമയങ്ങള് നമുക്ക് കണ്ടെത്താം. കൂടുതല് പേര് ജോലി ചെയ്യാത്ത സമയങ്ങളിലേക്ക് നമ്മുടെ ജോലിയെ പറിച്ചുനടാം. പക്ഷേ, മുഴുവന് ജീവനക്കാരോടും അത്തരത്തില് രാത്രിയും മറ്റും ജോലി ചെയ്യാന് ആവശ്യപ്പെടുന്നത് പ്രായോഗികമായേക്കില്ല. അതിനാല് ഒന്നോ രണ്ടോ പേരെ മാത്രം അത്തരത്തില് ജോലി ചെയ്യാന് നിയോഗിക്കാം. മാത്രവുമല്ല, കൂടുതല് പേര് ഒരേ ലോഗിനില് കയറുന്നതാണല്ലോ നമ്മുടെ പ്രധാന പ്രശ്നവും.
ഇത്തരം സന്ദര്ഭങ്ങളില് ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷനിലേക്കും ആരെയെല്ലാം മാപ്പിംഗ് നടത്തണം എന്നത് പ്രായോഗികപരിചയമുള്ളവര് ചേര്ന്ന് ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി വെച്ച് രാത്രി മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നവര്ക്ക് നല്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.
ILGMS Local Settings format ടൂള് ഉപയോഗിച്ച് ഓഫ് ലൈനില് മാപ്പിംഗ് നടത്തി അതുപയോഗിച്ച് ഓണ്ലൈനില് നല്ല സമയം നോക്കി മാപ്പിംഗ് നടത്താം.
11. എന്തിന് ILGMS Local Settings format എക്സല് ടൂള് ഉപയോഗിക്കണം
ഒരേ യൂണിറ്റ് അഡ്മിന് ലോഗിനില് നിരവധി പേര് കയറി മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നതുമൂലം സൈറ്റ് ഹാംഗ് ആകുന്ന അവസ്ഥ നാം അനുഭവിക്കുകയാണല്ലോ. മുഴുവന് മാപ്പിംഗും ഒരാള്തന്നെ നടത്തിയാല് ഈ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാം. പക്ഷേ ഓരോ സെക്ഷന്റെയും രീതികള് പഠിച്ചവര് മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നതാണ് നല്ലത് എന്ന കാര്യവും പരിഗണിക്കേണ്ടിയിരിക്കുന്നു.
അതിനാല് അതതു സെക്ഷനുകളുടെ നേതൃത്വത്തില് തങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെ മാപ്പിംഗ് ILGMS Local Settings format ടൂളില് പൂര്ത്തീകരിക്കുകയും അത് പരിശോധിച്ച് അന്തിമമാക്കുകയും ചെയ്ത്, ഈ ടൂള് നോക്കിക്കൊണ്ടോ, അതിന്റെ പ്രിന്റൗട്ട് ഉപയോഗിച്ചോ സൈറ്റില് മാപ്പിംഗ് പൂര്ത്തീകരിക്കുകയുമാണ് പ്രായോഗികം.
ഈ ടൂളിന്റെ പല കോപ്പി പല കമ്പ്യൂട്ടറുകളില് സേവ് ചെയ്ത് ഓരോ സെക്ഷനും തങ്ങളുടെ മാപ്പിംഗ് നടത്തുന്നത് സൈറ്റിനെയോ മറ്റു വര്ക്കുകളെയോ ബാധിക്കുകയുമില്ല.
ഇങ്ങനെ ചെയ്തുകഴിയുമ്പോള് ഓരോ ജീവനക്കാര്ക്കും ഏതെല്ലാം മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടുണ്ട് എന്നുള്ള ലിസ്റ്റ് ലഭിക്കും. അതില് ജീവനക്കാരുടെ സീറ്റ് വെച്ച് ഫില്ട്ടര് ചെയ്യാനും സാധിക്കും.
പൂര്ണ്ണമായ മാപ്പിംഗ് ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഓഫീസ് ഓര്ഡര് നല്കാനും സാധിക്കും.
ഒരു ജീവനക്കാരന് സ്ഥലം മാറുകയോ അവധിയിലാവുകയോ ചെയ്യുമ്പോള് അദ്ദേഹത്തിനെ ഏതെല്ലാം മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലേക്കാണ് മാപ്പിംഗ് നടത്തിയിട്ടുള്ളതെന്ന് പരിശോധിച്ച് ആവശ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങള് നടത്താനും ഈ ടൂള് സഹായകമാകും.
12. എങ്ങനെ ജോലി ഫലപ്രദമായി വിഭജിച്ചുനല്കാം
പഞ്ചായത്ത് ഹെല്പ്പ് ഡെസ്ക്കിന്റെ സഹായത്തോടെ തയ്യാറാക്കിയ ILGMS Local Settings format ടൂള് സൗജന്യമായി ഡൗണ് ലോഡ് ചെയ്ത് ഒന്നു മുതല് ആറ് ഉള്പ്പെടെയുള്ള ഷീറ്റുകളില് ഓഫീസിന്റെ പേര്, നിലവിലുള്ള തസ്തികകളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില് സാദ്ധ്യമായ സീറ്റുവിവരങ്ങള്, യൂസര് വിവരങ്ങള്, ഓരോ യൂസര്ക്കും അനുവദിക്കാവുന്ന റോളുകള് തുടങ്ങിയവ ചേര്ക്കുക.
തുടര്ന്ന് ഈ ഫയല് പഞ്ചായത്തിന്റെ മെയിലില് ചേര്ത്ത് മുഴുവന് ജീവനക്കാരോടും ഡൗണ്ലോഡ് ചെയ്യാന് നിര്ദ്ദേശിക്കുക . ഓരോ ജീവനക്കാരനും ഏതെല്ലാം മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളാണ് മാപ്പിംഗ് നടത്തുക എന്ന് ചര്ച്ച ചെയ്ത് തീരുമാനമെടുക്കുക. ഇത് ഓഫീസ് ഉത്തരവുമുഖേന നിര്ദ്ദേശം നല്കാവുന്നതാണ്.
ഉദാഹരണത്തിന് അക്കൗണ്ടന്റിനോട് ഫിനാന്സ് മാനേജ്മെന്റ്,
പെര്മിറ്റ് ക്ലാര്ക്കിനോട് പെര്മിറ്റും അനുബന്ധ മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളും
വസ്തുനികുതി ക്ലാര്ക്കിനോട് പ്രോപ്പര്ട്ടി ടാക്സ് ,
എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ക്ലാര്ക്കിനോട് General Administration,
ജനനമരണവിവാഹസെക്ഷനോട് Civil Registrations എന്നിങ്ങനെ അവരവര് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മേജര് ഫംഗ്ഷനുകള് അവരെ ചുമതലപ്പെടുത്തുക,
ഇനി അക്കൗണ്ടന്റ് ഈ ടൂള് തുറന്ന് 8 MF എന്ന ഷീറ്റില് Major Function എന്ന കോളത്തിലെ ഓട്ടോ ഫില്ട്ടര് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. താഴേക്കുവരുന്ന ലിസ്റ്റില് Select All എന്നതിനു മുന്നിലെ ടിക് മാര്ക്ക് നീക്കം ചെയ്താല് മുഴുവന് ഓപ്ഷനുകളുടെയും മുന്നിലുള്ള ടിക് മാര്ക്ക് പോകും.
ഇനി Finance Management എന്നതിനു മുന്നിലുള്ള ടിക് മാര്ക്ക് നല്കുക. OK ബട്ടണ് പ്രസ് ചെയ്യുക.
ഇപ്പോള് ക്രമനമ്പര് 906 മുതല് 1028 ഉള്പ്പെടെയുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് കാണാം. ഇതിന്റെയെല്ലാം വലത്തേ അറ്റത്തെ കോളത്തില് Not Mapped എന്നും കാണാം.
ഇനി 7 MF Mapping എന്ന ഷീറ്റില് ഇപ്പോള് നിലവിലുള്ള ചുവന്ന കളറിലുള്ള ഡാറ്റ ഡിലിറ്റ് ചെയ്യുക.
(കട്ട് അഥവാ Ctrl+X എക്സല് ടൂളുകളില് ഉപയോഗിക്കരുത്, കോപ്പി ചെയ്യാം, പേസ്റ്റ് ചെയ്യാം, ഡിലിറ്റ് ചെയ്യാം, എഡിറ്റ് ചെയ്യാം.
കട്ട് ചെയ്താല് ടൂളിലെ ഫോര്മുലകള് തകരാറിലാകും. പലയിടത്തും റിസള്ട്ടില് #REF എന്നു കാണും. പിന്നെ ബ്ലോഗില്നിന്ന് പുതിയ ടൂള് ഡൗണ്ലോഡ് ചെയ്ത് നിലവിലുള്ള ഡാറ്റ മുഴുവന് അതിലേക്ക് കോപ്പി പേസ്റ്റ് ചെയ്ത് ഉപയോഗിക്കണം.)
ഇനി ആദ്യത്തെ ക്രമനമ്പറായി 906 എന്നു രേഖപ്പെടുത്തുക.
906 Finance Management Audit- by Accountant General FMAA01 Intimation regarding Audit - Accountant General എന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗിനായി ലഭിക്കും
ഫിനാന്സ് മാനേജ്മെന്റിലെ ഭൂരിഭാഗം മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെയും ഓപ്പറേറ്റര് അക്കൗണ്ടന്റ് ആയിരിക്കും. പക്ഷേ, ഓഡിറ്റ് ചുമതല നല്കിയിട്ടുള്ള സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കിനെ ഓഡിറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളുടെ ഓപ്പറേറ്റര് ആക്കുന്നതാണ് നല്ലത്.
977 Finance Management Finance Management FMFM10 Recouping to Permanent Advances OFVACFA
983 Finance Management Finance Management FMFM21 DEPOSIT REFUND OFVACFAFA
1008 Finance Management Finance Management FMFM49 Loan repayment - Not included in annual plan OVAOFVACFAFA
ഫിനാന്സ് മാനേജ്മെന്റില്ത്തന്നെ F (Finance Officer) റോള് വരുന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് അക്കൗണ്ടന്റിനെ ഓപ്പറേറ്ററാക്കാന് സാധിക്കില്ല. കാരണം ഒരാള്ക്ക് ഒരു മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് ഒരു റോളേ നല്കാനാകൂ. അതിനാല് ഔചിത്യം പോലെ എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് / പ്ലാന് ക്ലാര്ക്കുമാരെ ഇത്തരം മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഓപ്പറേറ്ററാക്കണം.
പെര്മിറ്റ് സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കാണ് ടൂള് തുറക്കുന്നതെങ്കില് അദ്ദേഹത്തിന് മാപ്പിംഗ് നടത്താനുള്ള മേജര് ഫംഗ്ഷനുകളില് താഴെപ്പറയുന്നവ ഉള്ക്കൊള്ളുന്നതാണ്.
4. Building Regulation (Allied Activities)
5. Building Regulation(Permit after regularisation)
6. Building Regulation (Permit)
7. Building Regulation (Regularisation))
8 MF എന്ന ഷീറ്റില് Major Function എന്ന കോളത്തിലെ ഓട്ടോ ഫില്ട്ടര് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. താഴേക്കുവരുന്ന ലിസ്റ്റില് Select All എന്നതിനു മുന്നിലെ ടിക് മാര്ക്ക് നീക്കം ചെയ്താല് മുഴുവന് ഓപ്ഷനുകളുടെയും മുന്നിലുള്ള ടിക് മാര്ക്ക് പോകും.
ഇനി Building Regulation (Allied Activities) എന്നതിനു മുന്നിലുള്ള ടിക് മാര്ക്ക് നല്കുക. OK ബട്ടണ് പ്രസ് ചെയ്യുക.
ഇപ്പോള് ക്രമനമ്പര് 221 മുതല് 258 ഉള്പ്പെടെയുള്ള മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകള് കാണാം. ഇതിന്റെയെല്ലാം വലത്തേ അറ്റത്തെ കോളത്തില് Not Mapped എന്നും കാണാം.
ഇനി 7 MF Mapping എന്ന ഷീറ്റില്
ആദ്യത്തെ ക്രമനമ്പറായി 221 എന്നു രേഖപ്പെടുത്തുക.
221 Building Regulation (Allied Activities) Report of Completion BABC01 Report of Completion of Land Development OEOVA
എന്ന മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗിനായി ലഭിക്കും
ഇതില് മിക്കവാറും മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളിലും ഓപ്പറേറ്റര് പെര്മിറ്റ് സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്ക് ആയിരിക്കും.
അന്വേണ ഉദ്യോഗസ്ഥനായി വരുന്ന ഓവര്സീയര്മാരെ വിവിധ വാര്ഡുകളിലേക്ക് നിയോഗിക്കേണ്ടിവരും.
ഒരേ മൈനര് ഫംഗ്ഷനില് വിവിധ വാര്ഡുകളിലേക്ക് വിവിധ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാണെങ്കില് അടുത്ത വരിയിലും അതേ ക്രമനമ്പര് രേഖപ്പെടുത്തുക. വ്യത്യാസമുള്ളത് എന്ക്വയറി ഓഫീസര് മാത്രമാണെങ്കില് വാര്ഡ് ലിസ്റ്റും ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ സീറ്റും രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഇങ്ങനെ ഓരോ മൈനര് ഫംഗ്ഷന് മാപ്പിംഗ് കഴിയുമ്പോഴും
8 MF എന്ന ഷീറ്റില് ഇതിന്റെയെല്ലാം വലത്തേ അറ്റത്തെ കോളത്തില് Mapped എന്നു കാണാം.
അങ്ങനെ സൈറ്റിന്റെ പ്രശ്നങ്ങള് നമ്മളെ ബാധിക്കാതെ, നമ്മുടെ പ്രവര്ത്തനങ്ങള് സൈറ്റിനെ ബാധിക്കാതെ മാപ്പിംഗ് പ്ലാനിംഗ് പൂര്ത്തീകരിക്കാം. ഈ ഫയലുകള് ഉപയോഗിച്ചോ ഇവയുടെ പ്രിന്റൗട്ട് ഉപയോഗിച്ചോ ഒന്നോ രണ്ടോ പേര് സൈറ്റ് തിരക്ക് കുറഞ്ഞ സമയങ്ങളില് ഡാറ്റാ എന്ട്രി നടത്തി മാപ്പിംഗ് പൂര്ത്തീകരിക്കേണ്ടതാണ്.
http://panchayathhelpdesk.blogspot.com/2022/03/ilgms-local-settings-format.html
13. ലൈസന്സ് ഓപ്പറേറ്ററായ ക്ലാര്ക്കിനെ അന്വേഷണച്ചുമതല ഏല്പ്പിക്കാന് കഴിയില്ലേ ?
നിരവധി പഞ്ചായത്തുകളില്നിന്നും ഉയര്ന്ന ചോദ്യമാണിത്. ലൈസന്സ് ഓപ്പറേറ്ററായ ക്ലാര്ക്കിനെ അന്വേഷണച്ചുമതല ഏല്പ്പിക്കാന് കഴിയില്ലേ ? ചില പഞ്ചായത്തുകളില് ലൈസന്സ് സെക്ഷന് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് സീനിയര് ക്ലാര്ക്കുമാരായിരിക്കും. അവിടെ ക്ലാര്ക്കുമാരെ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാക്കുന്നതില് പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ല.
മറ്റു ചിലയിടത്ത് സെക്ഷന് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ക്ലാര്ക്കുമാരായിരിക്കും. അവിടെ അതേ ക്ലാര്ക്കിനെത്തന്നെ അന്വേഷണച്ചുമതല കൂടി ഏല്പ്പിക്കുന്നതാണ് ചര്ച്ചാ വിഷയം.
1905 Regulations and Permissions Factories Trades Entrepreneurship Activities and Other Services - Running Licence RPTL21 Action-on activities without licence OEOVAOVAOVA
തുടങ്ങിയ ചില മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് മാത്രമാണ് അന്വേഷണഉദ്യോഗസ്ഥന് വരുന്നത്. ലൈസന്സ് അനുവദിക്കലും പുതുക്കലും ഈസ് ഓഫ് ഡൂയിംഗിന്റെ ഭാഗമായി ലഘൂകരിച്ചിട്ടുള്ളതാണല്ലോ.
ഇങ്ങനെ അന്വേഷണഉദ്യോഗസ്ഥന് ആവശ്യമായ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഓപ്പറേറ്ററായ ക്ലാര്ക്കിനെത്തന്നെ അന്വേഷണച്ചുമതല ഏല്പ്പിക്കാന് ILGMSല് സാധിക്കില്ല.
ഇങ്ങനെ ഒരാള്ക്ക് രണ്ടു ചുമതല ഏല്പ്പിക്കുന്നതില് എന്താണ് പ്രായോഗികതയുള്ളത് എന്നതും പരിശോധിക്കേണ്ടത്.
ഒരാള്തന്നെ രണ്ടു ചുമതല നിര്വഹിക്കുമ്പോള് രണ്ടു പേരുടെ അഭിപ്രായം ഈ ഫയലില് ലഭിക്കാനുള്ള അവസരം നഷ്ടപ്പെടുന്നു. അതിനാല് ഓപ്പറേറ്ററും വെരിഫയറും രണ്ടാളാകുന്നതാണ് പ്രായോഗികവും.
ലൈസന്സ് സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കിനുതന്നെ നല്കുകയാണെങ്കില് ഒന്നുകില് ആ ക്ലാര്ക്കൊഴികെ മറ്റുള്ളവര്ക്ക്
അന്വേഷണച്ചുമതല വീതിച്ചുനല്കുകയാകും പ്രായോഗികം.
14. വസ്തുനികുതി ക്ലാര്ക്കിന് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്കുമ്പോള് തിരക്കുള്ള ലോഗിനിലേക്ക് കൂടുതല് ഫയലുകള് വരുന്നതുമൂലം നടപടികള് തടസ്സപ്പെടില്ലേ.
വസ്തുനികുതി/പെര്മിറ്റ് തുടങ്ങി നിരവധി തിരക്കുകളുള്ള സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കിനെ സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ ഓപ്പറേറ്ററാക്കിയാല് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് തീര്പ്പാക്കാന് സമയം കൂടുതല് വേണ്ടിവരില്ലേ എന്നതാണ് ഒരു സംശയം. നിലവില് ഈ സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകള് നല്കുന്നത് ക്ലാര്ക്കുമാരാണ് താനും.
1720 Property Tax Registers with Respect to Property Tax PTRE06 Application for Certificate of Ownership / Occupier from Register of Authorised Building OVA
തുടങ്ങിയ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് ഓരോ വാര്ഡുകളിലേക്കും അതത് ക്ലാര്ക്കുമാരെ ഓപ്പറേറ്റര്മാരാക്കിയാല് ഈ പ്രശ്നത്തിനു പരിഹാരമാകും. മുമ്പ് ചെയ്തിരുന്ന അതേ രീതിയില് അവര്ക്ക് സര്ട്ടിഫിക്കറ്റ് നല്കാനാകും
1734 Property Tax Registers with Respect to Property Tax PTRE20 Application for Certificate of Residence with respect to Election and for others as directed by Government OEVA
തുടങ്ങി അന്വേഷണം ആവശ്യമായ മൈനര് ഫംഗ്ഷനുകളില് സെക്ഷന് ക്ലാര്ക്കിനെ ഓപ്പറേറ്ററാക്കി വാര്ഡ് ക്ലാര്ക്കുമാരെ അന്വേഷണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാക്കുകയും ചെയ്യാം.
വാല്ക്കഷ്ണം:- രണ്ടോ മൂന്നോ പോയിന്റുകളുമായി എഴുതാനിരുന്നതാണ്. ചോദിച്ചവരോട് അരമണിക്കൂറില് തരാമെന്നും പറഞ്ഞ് കുറിപ്പുതുടങ്ങി. ഇതിനിടയില് വന്ന ഓരോ ഫോണ്കോളും ഈ ചോദ്യങ്ങളുടെ ആഴവും പരപ്പും വര്ദ്ധിപ്പിച്ചു. ഇനിയും സംശയങ്ങളും നിര്ദ്ദേശങ്ങളും തീര്ച്ചയായും വരാനുണ്ട്. അവയും എത്രയും വേഗം എത്തിച്ചാല് കുറിപ്പ് ഇനിയും വലുതാകാം. സംശയനിവൃത്തി വരുത്തി, തെളിഞ്ഞ മനസ്സോടെ, ആശങ്കകളില്ലാതെ, യാഥാര്ത്ഥ്യബോധത്തോടെ നമുക്ക് മുന്നേറാം.
